6 puntos clave para optimizar el sistema ERP de tu empresa

¿Te estás preguntando cómo mejorar tu experiencia ERP actual? Pues bien, desde la selección adecuada del software hasta la consultoría en proyectos ERP, existen varias formas de aprovechar esta gran herramienta para evitar la ralentización de las actividades de tu organización.

Si quieres saber más acerca del tema, ¡tienes que seguir leyendo! En este artículo, te mostramos 6 puntos clave para optimizar el sistema ERP de tu empresa y fortalecer su eficiencia operativa.

1. Determina las necesidades de tu empresa

Para aprovechar al máximo el sistema ERP de tu compañía, es imprescindible que determines tus necesidades empresariales. Incluye a los trabajadores en este proceso y no temas considerar la posibilidad de cambiar de proveedor si crees que es necesario.

Además, te convendría analizar periódicamente el uso, el rendimiento y las ventajas de cada función, así como escuchar las opiniones de los empleados, que son los verdaderos usuarios finales de tu sistema ERP. De esta manera, podrás asegurarte de que la plataforma con la que trabajas se adapta perfectamente a tu organización.

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2. Elimina o archiva los datos antiguos

¿Tu empresa ha realizado alguna vez un archivado de datos exhaustivo? Si no lo ha hecho, puede que esto esté limitando las oportunidades de sacar el máximo partido a tu software ERP. Verás, las aplicaciones ERP y CRM recopilan y almacenan enormes cantidades de datos, lo que se traduce en un aumento exponencial del tamaño de las bases de datos.

Al disponer de información obsoleta, es inevitable que el ERP tenga un menor rendimiento y esto, a su vez, implica un aumento de los costos de hardware y mantenimiento. Así que si no has intentado realizar una limpieza de datos o un archivado a fondo, te recomendamos que lleves a cabo uno que incluya los datos de tu antiguo sistema para que puedas aprovechar plenamente sus beneficios.

3. Elimina los informes innecesarios

En relación con el punto anterior, también te aconsejamos que hables con tus empleados y averigües si necesitan los informes diarios, semanales o mensuales que les envía el sistema. Por lo general, estos informes no tienen ningún propósito estratégico y saturan tu bandeja de entrada, además de ralentizar los sistemas ERP al ejecutar análisis de datos innecesarios.

Lo más inteligente es hacer una auditoría dentro de tus equipos y áreas y crear una lista de los informes más importantes; los demás simplemente se pueden eliminar. Esta sencilla tarea reduce la complejidad y simplifica el proceso de elaboración de informes, haciendo que el sistema sea más eficaz y eficiente.

4. Proporciona formación especializada a los trabajadores

La clave para usar tu ERP de forma inteligente es formar a los trabajadores para que aprovechen cada una de sus funciones. Impartirles la formación necesaria incrementará su productividad, lo que significa que estarán más comprometidos y trabajarán eficazmente para alcanzar los objetivos de la empresa.

Si tienes la sensación de que no estás aprovechando el potencial de tu actual plataforma ERP, considera reevaluar los conocimientos de tus empleados. Y si has contratado a nuevos trabajadores, también tendrás que tomar las medidas necesarias para integrarlos adecuadamente en el aprendizaje del uso del sistema. 

No cabe duda de que formar a tu equipo de manera continua y garantizar que todos están al mismo nivel mejorará la experiencia de los trabajadores, haciendo que se sientan más proactivos en las operaciones de la empresa. Esto creará un entorno de trabajo más cómodo y productivo y fomentará el crecimiento de la organización.

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5. Integra sistemas independientes

Usar varios sistemas separados puede exponerte a múltiples errores. Por eso, es bueno comprobar los sistemas externos que funcionan en tu empresa y consultar a tu proveedor de ERP si sus funciones son similares. Si es así, pregúntale por las integraciones y verifica si coinciden con tus sistemas actuales.

Ten en cuenta que las empresas de software ERP suelen desarrollar una nueva función cada año, por lo que existe la posibilidad de que la funcionalidad que buscas ya esté disponible en una versión más reciente del sistema que utilizas actualmente. 

En cualquier caso, sería bueno preguntar a tu proveedor de vez en cuando sobre las últimas funciones y posibilidades de integración en lugar de precipitarte y adquirir otra plataforma que podría perjudicar las operaciones de tu negocio.

6. Prioriza el mantenimiento del software

Para optimizar el sistema ERP de tu organización y garantizar que funcione con el menor número de problemas posible, es preciso desarrollar un plan de mantenimiento documentado que asegure su mejor rendimiento.

Como mencionamos anteriormente, el software evoluciona de forma constante y los desarrolladores añaden funciones y mejoras a los programas existentes. Con esto en mente, es primordial que localices las áreas clave de tu software que tienen ciertas hojas de ruta o futuras ampliaciones, y no olvides evaluar y actualizar tu hardware para que sea suficiente para tu sistema ERP.

¡Ahora ya sabes cómo optimizar el software ERP de tu empresa! Como ves, esta tarea es mucho más sencilla de lo que parece, ya que con las técnicas y consejos que te brindamos a lo largo de este artículo, podrás sacar el máximo partido a esta valiosa herramienta para potenciar la eficiencia y el éxito de tu negocio. ¡No esperes más e implementa estas mejoras cuanto antes!

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