¿Qué es un portal de proveedores y porqué es necesario en tu organización?

La transformación digital es el proceso de integrar tecnología y herramientas digitales en los procesos de negocio de una empresa con el fin de mejorar la eficiencia, la productividad y la experiencia del cliente. La implementación de un portal de proveedores es una forma de aprovechar la transformación digital para mejorar la gestión de proveedores y la cadena de suministro.

¿Qué es un portal de proveedores?

Un portal de proveedores una herramienta de software que te permite a las empresas mejorar el control de su logística, ampliando su visibilidad de su cadena de suministro, agilizando el proceso de compra de las empresas a través de una mejora en la gestión, conexión y comunicación con las empresas proveedores de bienes y/o servicios, tendiendo como resultado final una considerable mejora en la experiencia entre éstas. 

Son muy adecuadas para empresas que cuentan con muchos proveedores y que necesitan demostrar un proceso de licitación transparente  ya que esta plataforma te permite comparar las distintas opciones de proveedores de forma automatizada

Los portales de proveedores han tenido mucho auge en los últimos años ya que esta plataforma se asocia con la transformación digital empresarial a través de un sistema SaaS (Software as a Service) o software en la nube que permite a los diferentes usuarios acceder desde cualquier navegador y cualquier plataforma ya que la información se encuentra alojada en la nube.

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Características que debería tener un portal de proveedores

Un portal de proveedores efectivo debería tener las siguientes características para garantizar que cumpla con sus objetivos:

Accesibilidad: Es importante que tu portal cuente con un inicio de sesión claro y sencillo para tus proveedores y también que no requiera un registro complicado.

Funcionalidad: El portal de proveedores debería ser fácil de navegar y tener una variedad de funcionalidades, como la carga y descarga de documentos, la presentación de cotizaciones y la revisión del historial de transacciones.

Seguridad: El portal tiene que estar protegido por medidas de seguridad adecuadas para garantizar que la información confidencial no sea accesible para personas no autorizadas.

Personalización: El portal de proveedores debería permitir a la empresa personalizar los formularios y documentos que los proveedores deben presentar, para que se ajusten a los requisitos específicos de la empresa.

Comunicación: Una sección de comunicación donde los proveedores puedan hacer preguntas y recibir respuestas rápidas de la empresa es vital en un portal de proveedores, Además, debe de contar con la posibilidad de enviar de forma masiva correos y comunicados.

Autogestión: El portal de proveedores debería permitir a los proveedores gestionar sus propias cuentas y transacciones, como enviar facturas y consultar el estado de los pagos.

Integración: El portal de proveedores debería poder integrarse con los sistemas existentes de la empresa para que la información se pueda compartir de manera eficiente entre los departamentos.

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Informes y análisis: El portal debe de proporcionarte informes y análisis que permitan a la empresa evaluar el rendimiento de los proveedores y tomar decisiones informadas.

Notificaciones: En caso de que exista incumplimiento por parte de algún proveedor o este cerca una fecha de pago será muy útil que recibas una notificación o correo, así podrás hacer uso de las recompensas por pagos a tiempo y evitar malentendidos. 

Validaciones: Un buen portal de proveedores detecta si alguno de tus proveedores se encuentra en las listas negras, así mismo las valida para que estés seguro de que son deducibles fiscalmente y te permite estar preparado en caso de que esto pase.

Principales beneficios de un portal de proveedores

El portal de proveedores puede ser una parte integral de la transformación digital de una empresa, ya que puede proporcionar una serie de beneficios en términos de eficiencia, precisión y capacidad de respuesta.

Automatización de los procesos: Un portal de proveedores le permite automatizar, centralizar muchos aspectos de la gestión de proveedores como es simplificar y optimizar los procesos de compras, pagos, recepción de pedidos, gestión de inventarios, entre otros.

Mejora de la eficiencia: Con un portal de proveedores, las empresas pueden ahorrar tiempo y reducir costos asociados con el manejo de transacciones comerciales. Esto se debe a que la plataforma automatiza muchos procesos, como el envío de facturas y la recepción de pagos.

Mayor transparencia y control: Al utilizar un portal de proveedores, las empresas pueden tener una visibilidad completa de todas las transacciones que se realizan con sus proveedores. Esto les permite tener un mayor control sobre sus operaciones y tomar decisiones basadas en datos precisos.

Fortalecimiento de relaciones con proveedores: Un portal de proveedores puede mejorar las relaciones con los proveedores al facilitar la comunicación y la colaboración entre ambas partes. También puede ayudar a reducir los errores y retrasos en las transacciones comerciales, lo que puede mejorar la satisfacción del proveedor y la relación en general.

Mayor conocimiento de la diversidad de proveedores: La diversificación de proveedores exige tener la información y el estado actualizado de los mismos. Un portal de proveedores permite que puedan actualizar su información en tiempo real a través de un formulario personalizado.

Autogestión de Proveedores: Tus proveedores tienen la capacidad de manejar sus propios datos, documentos y transacciones dentro del portal como por ejemplo actualizar su información de contacto, enviar cotizaciones y facturas, realizar seguimiento de pedidos-pagos, consultar el historial de transacciones y más.

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Está comprobado que un portal de proveedores es una de las herramientas más versátiles y valiosas en el mercado para la correcta gestión de procesos de la cadena de suministro que al incluirla en tu organización te otorgará múltiples beneficios y te ayudará a cumplir tus objetivos

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