¿Cómo funciona un sistema ERP?: Operatividad y estructura

La coordinación y la eficiencia siempre han sido claves para el éxito de cualquier organización. Para alcanzar dichas metas, muchas empresas recurren a la consultoría ERP con el fin de implementar un software que se adapte a sus necesidades específicas.

Ahora bien, a pesar de que estas soluciones son cada vez más populares, algunas personas no saben qué hay detrás de ellas. Por eso, en este artículo te explicamos cómo funciona un sistema ERP. ¡Sigue leyendo para descubrir todo sobre su operatividad y estructura!

¿Cómo funciona un sistema ERP?

El funcionamiento de un sistema ERP se basa en la integración de procesos empresariales clave en una plataforma centralizada. De esta forma, permite que todos los módulos de la empresa trabajen desde una única base de datos, con el objetivo de reducir el número de recursos necesarios para operar el negocio de manera óptima, pero manteniendo la rentabilidad y la eficiencia operativa.

Para entenderlo mejor, a continuación te mostramos los componentes en los que se puede desglosar la operatividad de un sistema ERP:

• Integración de datos: Un sistema de planificación de recursos empresariales unifica los datos de diversas áreas de la empresa, de modo que posibilita una visión integrada de la información, facilitando la toma de decisiones y la planificación estratégica.
• Automatización de procesos: Los sistemas ERP automatizan tareas empresariales repetitivas como la generación de informes financieros, la gestión de inventarios y la elaboración de nóminas. Este enfoque no solo permite ahorrar tiempo, sino que también reduce los errores humanos e incrementa la productividad.
• Flujo de trabajo eficiente: Al estandarizar los procesos empresariales, este tipo de sistemas optimiza el flujo de trabajo dentro de la organización. Esto garantiza una mayor coherencia y calidad en la ejecución de las tareas, lo que contribuye a aumentar la proactividad y la satisfacción del cliente.
• Acceso centralizado: Los sistemas ERP proporcionan acceso centralizado a datos y funciones empresariales desde diferentes ubicaciones y dispositivos, facilitando la colaboración entre equipos y sucursales, así como el trabajo remoto, que se ha vuelto especialmente relevante en el entorno laboral actual.

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Estructura de un sistema ERP

Estos son los principales elementos que conforman un sistema ERP:

1. Infraestructura de hardware

Comprende los equipos físicos necesarios para ejecutar el software ERP, como servidores y unidades de almacenamiento. Esta infraestructura debe dimensionarse adecuadamente para satisfacer las demandas de procesamiento y almacenamiento de datos de la compañía, teniendo en cuenta su tamaño, el volumen de datos de transacciones y la escalabilidad futura.

2. Infraestructura de software

Proporciona el entorno de ejecución para el sistema ERP, incluyendo sistemas operativos y servidores de aplicaciones, entre otros componentes, para soportar y gestionar las operaciones. Elegir el software correcto es fundamental para garantizar la estabilidad y el rendimiento del ERP.

3. Base de datos

Aquí es donde se almacenan y gestionan todos los datos empresariales que utiliza el sistema, como información sobre clientes, proveedores, inventario, recursos humanos, datos financieros y más. La base de datos debe ser escalable y estar diseñada para asegurar la integridad de los mismos.

4. Aplicación

Este es el corazón del sistema y proporciona las funcionalidades básicas para la gestión de recursos empresariales. La aplicación consta de varios módulos que cubren diferentes aspectos de la actividad empresarial y están interconectados para facilitar el funcionamiento y la comunicación entre los equipos.

Algunos de los módulos ERP más comunes son:

• Finanzas: Esta es la base del sistema ERP. Se utiliza para gestionar el libro mayor, hacer un seguimiento de las transacciones, ejecutar informes financieros y administrar todo lo relacionado con las operaciones financieras de una compañía.
• Recursos humanos: Administra varias funciones relacionadas con el personal, como el procesamiento de nóminas, la contratación y la capacitación. Contribuye a mejorar la gestión del talento y asegura el cumplimiento de la normativa laboral.
• Cadena de suministro: Permite a las compañías supervisar el flujo de mercancías desde los proveedores, pasando por la fabricación, hasta su envío a los clientes. También comprueba la disponibilidad de materiales y programa la maquinaria y los recursos laborales.
• Ventas: Gestiona el ciclo de vida del cliente, desde la generación de leads hasta el manejo de cuentas y el servicio posventa. Facilita la creación de informes de ventas, la segmentación de clientes y la planificación de campañas de marketing.
• Inventario: Supervisa y controla los niveles de existencias de una empresa, permitiéndole mantener un equilibrio óptimo entre oferta y demanda para minimizar los costos de almacenamiento y satisfacer las necesidades de los clientes.

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5. Interfaz

A través de la interfaz, los usuarios pueden interactuar con el sistema ERP. Incluye aplicaciones móviles, web y otros medios de acceso al software. La interfaz debe ser intuitiva y fácil de usar; asimismo, tiene que proporcionar herramientas de personalización para adaptarse a las preferencias y necesidades de cada organización, de forma que los trabajadores puedan sacarle el máximo partido. 

Como ves, un software de planificación de recursos empresariales es una poderosa herramienta que transforma la manera en que las compañías gestionan sus operaciones comerciales. Ahora que sabes más sobre su funcionamiento y estructura, no dudes en utilizar esta solución para optimizar la operatividad de tu empresa e impulsar su éxito a largo plazo. ¡Esperamos haberte ayudado!

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