¿Cómo crear tipos de imputación para documentos de compras en SAP?

Si entramos a la parametrización de los Tipos de imputación, desde la vista V_T163K (transacción SM31) o bien en la ruta de customizing Gestión de materiales –> Compras –> Imputación –> Actualizar tipos de imputación, podemos observar que realmente se determinan muchas más cosas que el tipo de imputación que vamos a realizar.

En el ejemplo vemos la configuración del tipo de Imputación K Centro de coste. Podemos observar dos secciones en la configuración:

• Campos(parte inferior): aquí se configuran los campos que van a aparecer en cada tipo de imputación, su obligatoriedad o no, si son o no modificables, etc. Por ejemplo, para este tipo de imputación vemos que es obligatorio el Centro de coste y la Cuenta de Mayor. Cada tipo de imputación tendrá su propia lógica de campos según el objeto de imputación que se esté utilizando.
• Info detallada(parte superior): aquí se indican diferentes parámetros que determinan el comportamiento del sistema al realizar operaciones de entrada de mercancía o registro de factura sobre la posición del documento (por ejemplo, un pedido de compras). Por ejemplo:
  • Modificable o imp.modificable RF: determina si en un pedido vamos a poder modificar la imputación una vez realizada una entrada de mercancía o una recepción de factura.
  • Pantalla imp.:  determina si tenemos una imputación simple o múltiple por defecto.
  • Stock especial: si queremos que un tipo de imputación siempre proponga un stock especial, lo podemos indicar aquí.
  • Distribución: para las imputaciones múltiples en una posición de documento. Indica si la distribución se hace por cantidades o porcentajes.
  • Derivar de imputación: determinar a partir de la cuenta contable obtenida la imputación (si se ha configurado en el sistema la derivación de imputaciones a partir de las clases de coste).
  • Entrada de mercancías: indica si la posición está vinculada a una entrada de mercancía.
  • EM no valorada: si la valoración de las mercancías se ha de hacer al recibir la factura, y no en la entrada de mercancía.
  • Recepción facturas: indicar si se ha de recibir una factura de la posición (desmarcado indica que será una entrada gratuita, sin factura).
  • EM obligatorio, No val.EM oblig, Ind.RF obligatorio: para forzar a que el valor de los tres flags anteriores que hayamos indicado se quede preestablecido y además no se pueda modificar.

Si nos vamos al pedido de compras, podemos ver cómo está afectando toda esta parametrización a nivel de posición. Por ejemplo:

• Campos: el tipo de imputación determina que campos aparece en la pestaña imputación. Si son obligatorios u opcionales, si son modificables o no.
• Pantalla imp.: el tipo de distribución por defecto al entrar en la pestaña imputación. Por ejemplo, si cambio en el tipo de imputación K este indicador, al entrar a nivel de posición en la pestaña imputación me aparece por defecto la imputación múltiple.

• Entrada de mercancías o EM no valorada:  determinan que el correspondiente flag aparezca marcado o no en la pestaña Entrega a nivel de posición del pedido.

• Recepción facturas: determina que el correspondiente flag aparezca marcado o no en la pestaña Factura a nivel de posición de pedido.

• EM obligatorio, No val.EM oblig, Ind.RF obligatorio: los tres flags anteriores aparecerán siempre marcados con la opción indicada en los puntos anteriores (y el usuario no los podrá modificar).

Y ahora os preguntareis, ¿para qué nos puede valer crear nuestros propios tipos de imputación o realizar ajustes en los existentes? Aquí os dejo algunos ejemplos que se me ocurren, y que principalmente pueden redundar en mejorar la productividad del usuario, forzar determinados campos, evitar errores u obtener un comportamiento determinado del sistema:

1. Crear un tipo de imputación para combinar un objeto de imputación normal (Centro de coste o Pep), con un objeto estadístico (Orden estadística) y que ambos sean obligatorios: esto lo podremos hacer configurando en la sección de Campos los dos campos afectados como obligatorios (por ejemplo, Centro de Coste y Orden).
2. No permitir la modificación de la cuenta de mayor que deriva la determinación de cuentas automática: igualmente en la sección de Campos, poniendo a la Cta. Mayor como campo solo visualización.
3. Obligar a que un determinado tipo de imputación siempre tenga Recepción de mercancía: marcaremos en la sección Info detallada los flags “Entrada mercancías” y “EM obligatorio “. Así todos los pedidos que utilicen ese tipo de imputación siempre tendrán los flags marcados.
4. En caso contrario al anterior, en una empresa no queremos hacer entrada de mercancía (son servicios, por ejemplo), y queremos que solo se registren facturas y en el momento del registro de esta, genera el movimiento del gasto sin haber pasado por la cuenta de facturas pendientes de recibir. En este caso desmarcaremos los flags  “Entrada mercancías” y “EM obligatorio“.
5. Si queremos que siempre se haga la entrada de mercancía no valorada y posteriormente se registre la factura: marcaremos los flags “EM no valorada” y el flag “Recepción facturas”(marcando además los “No EM oblig” y “Ind.RF obligatorio” sino queremos que el usuario pueda modificar los valores).
6. Proponer por defecto en un tipo de imputación la información de imputación múltiple para indicar varios centros coste, ordenes, peps, etc: esto lo haremos en el campo “pantalla imp”, poniendo el valor “1 – Imputación múltiple”.
7. Modificar la imputación de una posición de pedido tras una entrada de mercancía o una recepción de factura: con los flags “modificable” e “Imput.modificable RF” podemos permitir esta modificación.
8. Si hemos parametrizado la determinación de imputaciones a partir de la clase de coste (transacción OKB9), hacer que la imputación se derive automáticamente de la cuenta de mayor introducida u obtenida de la parametrización de cuentas automática: marcando el flag “Derivar de imput“.
9. Cuando haya costes indirectos de adquisición, que contabilicen en una cuenta por separado: marcando el flag “CargClAsep“.
10. Proponer que nunca se pueda hacer entrada de mercancía (y que no se pueda modificar) y que siempre haya que registrar factura: dejaremos sin marcar el flag “Entrada mercancías” y marcaremos “EMobligatorio”, “Recepción facturas” y “Ind.RF obligatorio”.

En este caso, en la entrada de pedido el sistema se comportará tal y como vemos en la imagen. La entrada de mercancía estará desmarcada y deshabilitada su modificación (pestaña Entrega) y la recepción de factura estará marcada e igualmente deshabilitada su modificación.

Estos son solo algunos ejemplos, pero como podéis ver, pueden solucionar muchas problemáticas que se presenten en cualquier empresa en los aspectos relacionados con la gestión de compras y sus imputaciones, la recepción de mercancía y registro de facturas.

Nota: si creamos tipos de imputación nuevos, habrá que autorizar para que tipos de posición está permitido su uso. Tener en cuenta la limitación de 1 carácter para los códigos de los tipos de imputación (esto es una limitación).